長岡市の「すこやかファイル」――資料の綴じ方・共有の許可・就学支援シートの使い方

ファイルは、子どもの情報をつなぐための道具

長岡市は、本人と家族がライフステージに応じて適切な相談や支援を受けられるよう、支援記録や支援情報を共有するための「すこやかファイル」を案内しています。園や学校、医療、相談機関、行政窓口などからもらった資料をまとめ、相談するときに見せて使うものです。市は様式を一部見直し、ホームページからダウンロードできるようにしています。お気に入りのファイルへ綴って使えるので、特別な冊子が手元にないことだけを理由に、資料整理を始められないわけではありません。

相談するたびに、これまでの経過を最初から説明するのは負担になることがあります。記録を一つにまとめると、以前どのような支援を受け、どの工夫が役に立ったかを、次の担当者に伝える材料になります。ただし、ファイルを見せるだけで希望する支援が必ず決まるという意味ではありません。本人や家庭の希望を話し、必要な情報を支援者と確かめるための道具として使います。受給者証や診断書そのものとは役割が違い、申請に必要な書類を置き換えるものと判断しないようにしましょう。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

もらう・とじる・見せる、三つの使い方

市の案内は、資料をもらう、ファイルにとじる、ファイルを見せるという三つの使い方を示しています。学校や医療機関、行政の相談窓口などで相談したとき、診断書、支援計画、相談員のメモなど、将来の支援に役立ちそうな資料をもらい、綴っていきます。すべてを家庭で新しく書き直すものではありません。すでに支援者が作成した資料を、そのまま記録として残すことも大切です。次の相談では、ファイルを持ち、現在の様子とこれまでの経過を伝えます。

案内には、もらった日付順にしておくと後で便利だとあります。資料の名称だけでは内容を思い出しにくい場合も、いつどこでもらったものかが分かると探しやすくなります。相談中や相談後には、ファイルへ綴る文書があるかを担当者に確認できます。これは市の基本形にもある使い方です。資料を集めること自体を目的にせず、次に相談するときに何を伝えたいかを考えて、必要なものを整理していきましょう。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

空欄を全部埋める必要はない

市が公開する基本形には、プロフィール、生い立ち、保育・教育歴、医療・相談・療育歴、成長のあゆみなどの項目があります。その一方で、シートの空欄をすべて記入する必要はないこと、支援に役立つ伝えたい内容を中心に書くことが説明されています。また、このシートを必ず使うわけではなく、他機関や団体が作成したシートを使っても構わないとしています。きれいに完成させてからでなければ相談できないもの、と捉える必要はありません。

書くときは、現在の様子、これまでの育ち、関わり方を振り返り、支援者に手伝ってもらうこともできます。思い出せないことや、確かめられていないことを、推測で埋める必要はありません。例えば、以前相談した機関と時期は分かるが内容の詳細が分からない場合は、手元の資料を見て確認できる範囲を整理する方法があります。家庭の記憶と記録された内容を分けておけば、相談の場で担当者と確認しやすくなります。本人の困りごとだけでなく、得意なことや安心できる関わりも、支援につながる情報です。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

本人・保護者の許可を前提に共有する

基本形には、このファイルは本人および保護者のもので、本人または保護者が許可した人だけが使用できると明記されています。許可なく第三者へ情報を提供したり、複写したりすることはできないという説明もあります。情報をつなぐためのファイルであることと、誰でも自由に見ることができることは違います。支援者が多い場合でも、どの資料を誰に見せるか、複写をどう扱うかについて、本人と保護者の意思を確認することが大切です。

市の基本形は支援者へ、保護者の許可を得て計画や評価を綴じること、保護者と一緒に考え、次の支援者につながるよう工夫することを求めています。家庭からも、相談時に見てほしい資料と、共有範囲を確認したい資料を分けて伝えられます。相談先でコピーを求められた場合など、気になることがあれば、何のためにどこまで使うのかを尋ねましょう。本稿では、ファイルを渡すことを無制限の情報共有への同意とは扱いません。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

就学支援シートは、保護者用と園用がある

市のダウンロードページには、就学支援シートの表紙、保護者用、園用と、それぞれの記入例が掲載されています。保護者用は家庭での配慮、園用は園での配慮というように、生活の場に応じた内容を書ける形です。同じ子どもでも、家庭と園ではできることや必要な助けが違う場合があります。どちらかの記録に合わせるために事実を書き換えるのではなく、それぞれの場面を伝える資料として考えます。

保護者用の記入例には、生活面、言語面、発音や聞こえ、運動や健康、対人行動などの項目があります。支援の程度と困難な状況、家庭で行っている配慮を区別して書く形です。できるかできないかだけでなく、どのような援助があると過ごせるかを説明する材料になります。ただし、これらの記入欄は診断を家庭で付けるためのものではありません。分からない項目や書き方は、在籍園や担当窓口に確認し、必要に応じて支援者と一緒に整理できます。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

記入例の子ども像を、そのまま写さない

市の保護者用記入例には、着替え、食事、トイレ、ことばの理解や表現などの具体的な記載があります。これは、書き方を知るための例です。例の文章を自分の子どもの状態としてそのまま写すのではなく、実際に見られる場面と家庭で行っている配慮を書きます。例えば、複数の指示を一度に伝えると動きにくいが、一つずつ伝えると分かりやすいという様子があるなら、その違いを具体的に説明する方法が考えられます。これは記入の考え方を説明する例で、すべての子に同じ方法を勧めるものではありません。

記入例には、得意なことや強み、必要な支援、入学に当たって心配なことや相談したいことを書く欄もあります。心配だけを並べるより、好きな活動や本人が取り組みやすい条件も一緒に伝えると、学校側が支援を考える材料になります。園用も、園での配慮や進学に当たって心配なこと、園の願いなどを記入する形です。家庭と園で別々に分かっていることを持ち寄り、本人に必要な支援を相談するために使いましょう。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

ダウンロードが難しい場合の相談先

市の案内は、ホームページから様式をダウンロードし、好きなファイルに綴って使うよう説明しています。ファイル自体は各自で準備するものです。ダウンロードが難しい場合は、在籍する園や学校、担当窓口に申し出るよう案内しています。家庭に印刷環境がないことや、どの様式を使うか分からないことを、一人で解決してから相談する必要はありません。どこまで準備できているかを伝え、必要な様式や使い方を確認できます。

案内の担当窓口は、幼児期がこども家庭センターこども発達相談室、就学後が学校教育課特別支援教育係です。電話はそれぞれ0258-36-3727、0258-39-2249です。ウェブページ自体の担当として載るこども家庭センターの番号と、ファイル案内の年齢別窓口を分けて記録すると、用件が伝わりやすくなります。ファイルを作成したら在籍園や学校にも共有するよう案内されていますが、その際も本人や保護者の許可に関する基本形の説明を踏まえて扱います。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

相談の日に見せ、次に受け取る資料を確かめる

ファイルを使う日に、すべてのページを最初から読み上げる必要はありません。今相談したいことに関係する資料を見せ、現在の様子と以前からの変化を話せると、記録を相談に使いやすくなります。例えば、前の支援計画と今の様子を並べ、続けたい工夫や見直したいことを話す方法があります。資料を見てもらう相手と範囲について確認し、相談が終わったら、新しく受け取る資料を綴っていきます。こうして記録を更新することで、次の担当者へ伝える材料が増えます。

市の現ダウンロードページの更新日は2026年2月20日です。今回の確認では、案内、基本形、保護者用と園用の記入例を照合しました。就学支援シートをいつどこへ提出するか、学校との個別の調整日程は、この様式があるという事実だけから決めることはできません。実際の案内を園、学校、担当窓口に確認してください。記録を整えることを負担にし過ぎず、本人や家庭が伝えたい内容を中心に、必要な情報を支援者へつないでいくためのファイルとして活用できます。

家庭で整理を始めるなら、すでにもらっている資料を一度並べ、作成した機関と日付が分かるかを確認する方法があります。新しい説明を付け足す前に、元の文書をそのまま残しておけば、いつの支援計画か、どこで受けた検査かを相談先で確認できます。これは家庭での整理の自作例で、資料を作り直すよう求めるものではありません。現在の様子に変化がある場合は、過去の文書を書き換えるより、今の状況を別にメモして相談時に伝えられます。記録された時点と今を分けて見せることが、本人の経過や必要な支援を一緒に考える材料になります。

出典：資料1・資料2・資料3・資料4・資料5

よくある質問